De klant
Transport en Logistiek Vlaanderen (TLV) is de beroepsvereniging van ondernemingen in transport en logistiek. De organisatie vertegenwoordigt 1.500 bedrijven, zowel zelfstandigen, familiale kmo’s als grote ondernemingen. Dankzij haar vele mandaten en vertegenwoordiging in talrijke lokale, gewestelijke, nationale en internationale instanties weegt TLV al decennialang op het beleid en de wetgeving rond wegtransport en logistiek.
Wat heeft je ertoe gebracht om met ODUM.digital samen te werken en hoe heeft hun aanpak je geholpen?
Digitaal stond Transport en Logistiek Vlaanderen (TLV) voor enkele uitdagingen; we moesten onszelf heruitvinden om digitaal future proof te worden. Alleen wisten we niet hoe en waar eerst mee te starten.
De meeste IT partners, begeleiden je direct naar een hun voorkeur van oplossing of technologie. Maar wij hadden nog geen duidelijk doel. Er was nood om eerst even stil te staan en het doel samen te definiëren – om vervolgens de juiste richting te bepalen. We hadden dus eerder nood aan een onafhankelijke digitale coach, die ons kan ondersteunen om een digitaal transformatie plan te maken en dit te laten uitvoeren. Er was dus zowel nood aan inhoudelijk technisch alsook ondersteunend advies.
ODUM.digital heeft hier een totaalantwoord op kunnen bieden. Het ODUM.digital team zijn het traject gestart met de zogenaamde scan fase. In deze fase hebben ze de tijd genomen om ons als organisatie te leren kennen, maar ook onze klanten en bestaande IT partners. Tijdens deze scan fase werden ook alle bestaande uitdagingen in kaart gebracht. Deze eerste fase was zeer belangrijk en heeft vervolg van het hele traject bepaald.
Daarna werd een plan en roadmap opgesteld waarin de uitrol in verschillende tracks werd opgedeeld. Ondertussen zijn we 4 afzonderlijke tracks (marketing & sales, leden ervaring, operationele effciëntie en moderne werkplek) aan het afronden en kunnen we echt wel zeggen dat we digitaal future proof zijn geworden.
De ODUM.digital challenger stuurt nooit naar één oplossing, partner of technologie. Maar hij bekijkt de totaliteit rekening houdend met de organisatie, visie en strategie.
Daarnaast zijn wij als organisatie zeer mens gericht. Zowel onze externe leden alsook onze interne collega’s verdienen het beste. Het gaat bijgevolg om veel meer dan het kiezen van een nieuwe digitale oplossing.
De ODUM.digital challenger heeft hier een meerwaarde kunnen bieden door een vertrouwensband op te bouwen en in te zetten op de zorgen van de collega’s.
Bij de overgang naar het nieuwe boekhoudpakket waren er redelijk wat zorgen onder de collega’s. Veel van de veranderingen waren ingrijpend en anders dan we gewoon waren. Dankzij een grondige voorbereiding, een test fase en de nodige aandacht voor de collega’s, is de overgang naar onze nieuw systeem zonder noemenswaardige interrupties verlopen.
Dit werd mogelijk gemaakt door de goede samenwerking tussen het boekhoudteam, en de ODUM.digital challenger.
Hoe zou je de onafhankelijkheid van de ODUM.digital-challenger beschrijven en hoe heeft dit bijgedragen aan het succes van je project?
Kun je uitleggen hoe ODUM.digital heeft geholpen bij het selecteren van de juiste software en implementatiepartners?
De IT oplossingen werden geselecteerd rekening houdende met de organisatie, visie en strategie van TLV. Van de ODUM.digital challenger kregen we altijd een aantal opties aangeboden waartussen we konden kiezen rekening houdende met een aantal afwegingen.
Er werd ook gekeken naar wat we echt nodig hadden en waar we het verschil kunnen maken. Zo heeft het geen zin om alles in maatwerk uit te bouwen, als er een kant en klare oplossingen bestaan die net hetzelfde doen. ODUM.digital heeft ons geholpen dit landschap van bestaande oplossingen te ontdekken.
Naast de selectie van technologie/oplossing, is de keuze van de beste implementatiepartner cruciaal. ODUM.digital kijkt daarbij niet alleen naar evidente zaken zoals prijzen, beschikbaarheden en expertise, maar ODUM.digital kijkt ook of er een eventuele match is met onze cultuur en manier van werken. Ook voor de partnerselectie krijgen we verschillende opties.
Tot slot gaat ODUM.digital ook verder dan alleen het kiezen van de oplossing en bijhorende implementatie partner. Er wordt ook gezorgd voor interne begeleiding en een interne structuur wordt vormgegeven. Alhoewel er natuurlijk wel een natraject is, is het uiteindelijke de bedoeling dat TLV na deze digitale transformatie alle touwtjes weer in handen heeft met de nodige expertise.
Zorg ervoor dat de interne medewerkers voldoende tijd kunnen vrijmaken om mee te werken aan het digitale transformatie traject. Het is immers de bedoeling om het traject samen te doorlopen, zodat beslissingen met voldoende kennis samen kunnen worden genomen. Na afloop van de digitale transformatie stopt immers de rol van ODUM.digital en moet onze organisatie quasi autonoom kunnen verder werken.
Interne communicatie naar alle medewerkers gedurende het digitaal transformatie traject is zeer belangrijk (zeker ook naar diegene die niet dagdagelijks betrokken zijn). Hierdoor kan een shift in cultuur ondersteund worden en zullen eventuele ongerustheden sneller opgelost worden. Hoe concreter je het kan maken, het beter de medewerkers het zullen begrijpen en zullen meewerken.
Tot slot is het belangrijk om in ook beweging te blijven nadat het traject met ODUM.digital werd afgerond. Het traject van ODUM.digital is immers geen eindpunt maar net een startpunt om onszelf met de juiste oplossingen als organisatie steeds te verbeteren. Motiveer daarom medewerkers om te blijven werken aan de optimalisatie van processen en geef ruimte voor de uitwerking van nieuwe ideeën.
Wat zou je zeggen tegen andere organisaties die overwegen om met ODUM.digital samen te werken?
Gekozen technologieën en partners
Zendesk Support en Guide
Partner PremiumPlus
Opvolging van leads en contacten
Partner TheSalesStudio
Business Central & Powerautomate
Partner Sonical
Facebook Advertenties
Partner Brandimpact
Google Advertenties
Partner Brandimpact
Zapier
Partner Brandimpact
Mailchimp
Partner Brandimpact
Unbounce
Partner Brandimpact
Nieuwe huisstijl & website
Partner Brandimpact
